Privatlivspolitik

Odense Motetkors dataansvar

Odense Motetkor indsamler, opbevarer og anvender/behandler personoplysninger for alle foreningens medlemmer. Odense Motetkor har med henblik på behandling af personoplysninger udarbejdet denne privatlivspolitik, der kort redegør for, hvordan personoplysninger behandles. Gennemgående for foreningens databehandling er, at der kun behandles personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Der behandles således kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål for foreningen.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Odense Motetkor er dataansvarlig, og den sikrer, at ethvert medlems personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Kontaktoplysninger til Odense Motetkor er:

Kontaktperson	Bodil Nørregaard
Adresse	Lupinvej 53, 5210 Odense NV
Telefonnummer	30241537
E-mail	bodilnorregaard@gmail.com
Hjemmeside	https://odensemotetkor.dk

Behandling af personoplysninger

Odense Motetkor behandler følgende personoplysninger om medlemmerne:

• Navn
• Adresse
• Telefonnummer
• E-mail adresse
• Fødselsdato
• Indmeldelsesdato

For medlemmer bosiddende uden for Odense Kommune behandler Odense Motetkor også CPR-nummer, som er tillagt en højere grad af beskyttelse.

Indsamling af personoplysninger

Personoplysninger tilgår fra medlemmet ved indmeldelse.
Herudover sker der en udveksling mellem Musikskolen 1748, idet korets medlemmer ved indmeldelse via krypteret og sikret dataforbindelse indtaster sine egne oplysninger til Musikskolens sekretariat, der garanterer, at medlemsoplysninger bliver håndteret forsvarligt og fortroligt

Formål med behandling af personoplysninger

Odense Motetkor behandler personoplysninger til bestemte formål, når foreningen har en lovlig grund.

Administration af medlemmets relation til foreningen

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.
• Mulighed for at kontakte medlemmet, beregning af anciennitet i forhold til jubilæer, indplacering i stemmegrupper, udarbejdelse af deltagerlister mv.
• Håndtering af medlemsrettigheder i henhold til foreningens vedtægter, indkaldelse til generalforsamling mv.
• Planlægning og afholdelse af sociale arrangementer.
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.
• Videregivelse af almindelige personoplysninger til Musikskolen 1748 i relevant og nødvendigt omfang, herunder oversigt over bestyrelsens sammensætning.

Af praktiske, administrative og historisk hensyn og betydning opbevares almindelige medlemsoplysninger efter et medlems udmeldelse.

Samtykke

Ved indmeldelse i Odense Motetkor gives samtidig samtykke til foreningens indhentning, opbevaring og anvendelse af medlemmets personoplysninger, samt udveksling af tilsvarende mellem Odense Motetkor og Musikskolen 1748.

Videregivelse af personoplysninger

Odense Motetkor videregiver ved indmeldelse eller rettelser til et medlems personoplysninger disse til Musikskolen 1748 med henblik på ajourføring af det samlede medlemsregister.
I forbindelse med Odense Motetkor deltagelse i KOR72
Der sker videregivelse af oplysninger om bestyrelsers sammensætning til Musikskolen 1748

Opbevaring og sletning af personoplysninger

Odense Motetkor opbevarer personoplysninger så længe medlemskab af foreningen eksisterer.
Ved udmeldelse vil almindelige personoplysninger kunne opbevares af praktiske og administrative hensyn i op til 3 år efter kalenderåret for udmeldelse af foreningen.
Almindelige personoplysninger opbevares dog så længe, de har historisk værdi. CPR-nummer anvendt ved tilmelding slettes umiddelbart efter, at udmelding er foretaget.

Medlemmets rettigheder

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Ethvert medlem kan gøre brug af disse rettigheder, herunder gøre indsigelse mod Odense Motetkor behandling, ved henvendelse til foreningens bestyrelse. Kontaktoplysninger findes ovenfor. Ved et medlems henvendelse med en anmodning om at få rettet eller slettet personoplysninger, vurderes om betingelserne herfor er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Et medlem kan altid indgive en klage til Datatilsynet

Revidering af privatlivspolitikken

Odense Motetkor forbeholder sig retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden.
Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på foreningens hjemmeside. Ved væsentlige ændringer modtager medlemmerne meddelelse herom.

Privatlivspolitikken er vedtaget på bestyrelsesmøde 23. maj 2018 og senest revideret 17. august 2025 grundet skift af formand.